企业电子邮箱有哪些使用规范

为了使公司发送邮件的格式更加统一、文件夹命名更加标准化,和进一步健全完善公司内部管理体系,使公司各项管理更加科学人性化,大家可以参考以下企业电子邮箱的使用管理规范。...

为了使公司发送邮件的格式更加统一、文件夹命名更加标准化,和进一步健全完善公司内部管理体系,使公司各项管理更加科学人性化,大家可以参考以下企业电子邮箱的使用管理规范:

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一.电子邮箱地址

公司所有员工统一使用公司开通的企业邮箱,企业邮箱域名即为邮箱后缀,邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合或者全称拼音。

二. 使用要求

1. 所有员工一旦成为企业电子邮箱的合法用户,必须严格遵守:

(1)所有员工必须遵守相关计算机信息互联网安全管理法律规定和国家其他有关法规、行政规章。

(2)所有员工不得制作、复制、发布和传播任何法律禁止的有害信息。

(3)所有员工不得允许自己或者他人利用公司的邮件服务散播大量的不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告垃圾等,也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。

2.收发邮件时需要注意以下事项:

(1)收发邮件必须填写邮件主题,不得以空白主题发送邮件。

(2)邮件附件应采用压缩包的形式。

(3)邮件正文中应该尽量避免出现网页链接的内容,容易被别人识别为了广告垃圾邮件。

(4)对于一些论坛或者门户类的网站注册用户涉及到需要邮箱认证的,可以填写私人邮箱,禁止使用公司的企业邮箱注册,因为容易被垃圾邮件攻击。

3.凡是企业电子邮箱的合法用户,对外之间的业务联系必须使用公司的电子邮箱,不得以任何性形式利用私人邮箱收发邮件。

4.公司的企业电子邮箱仅限员工个人使用,禁止将企业电子邮箱以各种形式转借给他人。员工应保存好个人电子邮箱的账号和密码。

5.公司员工应该严格保守邮件内容的机密,未经允许禁止随意传播、拆分往来邮件的内容。

6.做好个人邮件内容的保存和备份,不得随意删除邮件。

三.邮箱管理

公司管理人员负责管理公司员工的邮箱账号使用管理工作,并保证电子邮箱的正常使用。公司各个部门的人员新进或离职,管理人员还要妥善管理和及时分配电子邮箱账号。

只要公司所有员工都按照以上规范严格执行,合理有效地利用企业电子邮箱办公,肯定会给工作带来很多的方便!

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