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企业邮箱自建
还是外包

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企业邮箱自建还是外包?

在选择企业邮箱时,是自建还是选择专业邮箱服务商(外包)?这是每个具备一定规模的企业都面临过的选择。自建邮箱往往出于安全性、稳定性考虑,认为所有数据都由企业自己控制,主动性更强。但随着互联网技术的不断发展,非具备专业邮箱运维技术的人员,很难处理日益增多的邮件安全问题。由于缺乏运营经验、设备局限性以及云计算等新技术的成熟,自建邮箱服务器的优势正在逐步缩减。

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“投入产出不成比例,后续问题远远超出了预期”

对于很多大型企业来说,自建邮箱都是一段曾经走过的“弯路”。一家来自上海的自营和代理各类商品、技术进出口业务,同时涵盖国内外贸易、货运代理、仓储、软件研发、技术咨询等众多领域的某大型集团全资子公司,就有过自建邮箱转外包的经历。

该集团本身有资深的IT背景,作为子公司其业务也涉及到软件开发的领域,所以在同行里算是信息化意识超前。据他们的IT经理介绍:“最早我们选择自建邮箱,因为坚信管理权限要都归自己所有,资金、设备全部到位,组建自己的技术团队也是驾轻就熟。但投入使用后暴露出的种种问题,让我们意识到自建邮箱的投入产出完全不成比例。”

首当其冲的难题就是海外邮件收发。由于主营业务外贸出口业务,该企业面对的大多数客户都是外商。自建邮箱在海外转发上很难满足日常需求,单点服务器部署使得延迟、退信、拒收等问题比比皆是。“后来我们了解到,要解决海外通邮,最好的办法是在海外设邮件服务器。但跑到海外架设镜像服务器,运维成本的投入就太大了。”

据业内人士介绍,自建邮局系统无论是放在自有机房还是选择托管,前期都要一笔不菲的投入。一次性投入之后,后续的运维费用、人力成本、设备更新换代等消耗,如果企业对海外收发有需求,其费用就更加可观。另一方面内部的企业邮箱,IT人员的运用管理不当,也会导致安全的问题。

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“事实证明,让专业的人做专业的事才是硬道理”

在经历了无数次邮件沟通不畅带来的丢单折磨之后,这家企业果断选择了外包企业邮箱服务。此后,在遇到任何技术问题无法解决时,企业邮箱服务商都会及时提供专业级的帮助。

“公司现在用的是新网企业邮箱,在上海有分公司,本地化支持是我们最看重的优势之一。我们做外贸更多的工作时间是别人的下班时间,7×24和本地化服务太重要了,技术支持随时要到位、找得到人。他们有专业的运营维护和客户服务团队,能对出现的问题实时监控、及时响应处理。事实证明,让专业的人做专业的事才是硬道理。”

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