职场萌新必看~!这些邮件的职场沟通礼仪,你get了吗?

  • 作者:zccc
  • 来源:网络
  • 2020-07-28 12:07:02

7月28日消息 邮件沟通注意事项 注意区分“收件人”和“抄送人” 发邮件时,收件人和抄送人都能收到邮件,都是邮件的发送对象,但两者的含义是不同的...

7月28日消息 邮件沟通注意事项

注意区分“收件人”和“抄送人”

发邮件时,收件人和抄送人都能收到邮件,都是邮件的发送对象,但两者的含义是不同的。

收件人是邮件最主要的发送对象,是需要详细阅读邮件内容并相应作出回复或者采取行动的;

而抄送人是邮件内容可能涉及到的对象或者需要告知的对象,并不需要作出回复。

如果收件人和抄送人随意不分的话,有可能导致收件方对邮件内容的重要程度产生误判,延误工作。

主题明晰

邮件主题是收件方对邮件内容的作出第一判断的依据,好的主题有利于引起收件人的注意,也方便日后的检索。

简洁性、概括性是写邮件主题的重要原则,例如“7月工作总结-xxx”。

切忌把主题空着不写,但也不要过于冗长,不要偏离邮件内容想表达的中心思想。

可以适当采用日常工作中经常使用的或者具有记忆性的词语,这样以后想要查找邮件的时候容易找到。

附件标注清晰

首先是附件标题要是对附件内容的概括,不要以自己能理解为原则,而要以收件人能一眼理解为原则。

在正文中最好提及附件并对内容做一个简单介绍,一来提醒收件人注意附件内容,二来方便收件人根据需求来对应下载。

另外,附件最好采用办公常用的格式,如word、excel等,避免收件人打不开或者还需要另外下载阅读器才可以打开的情况,降低对方工作效率,造成不必要的麻烦。

注意语言正式性和信息的准确性

邮件沟通相比微信而言更加具有办公性和正式性,“您”、“请”等敬语更适用于邮件。

邮件也不像微信聊天那么具有即时性,出了错发个消息对方马上就能很方便地看到,如果在邮件中出现了错误,首先自己没有那么容易察觉,其次想要纠正错误没有微信方便,所以在邮件发出前最好检查一下邮件的内容有没有错误或者容易造成歧义的地方。

注意区分“回复”和“全部回复”

收到邮件需要回复时,千万要注意了,“回复”是单单回复给这封邮件的发件人,而“全部回复”是回复给这份邮件所涉及到的全部对象,包括发件人、抄送人和其他收件人。

菌菌还记得某天点开邮箱发现突然有好多未读邮件,原来都是职场萌新们点错成了全部回复,作为原收件人之一的菌菌就收到十几封与自己无关的邮件。

假如你只需要回复给收件人,而点了全部回复,若内容不涉及工作隐私还好,只是给其他收件人造成了小麻烦,若是需要保密的内容,那就很难处理了。

设置邮件签名

职前菌观察了一下收到的工作邮件,大部分都会带有签名,

有的签名信息很多,例如公司名称、公司网址、公司业务、个人姓名、所属部门、岗位、电话、座机等等;

有的很简洁,只写了个人姓名、电话。

签名信息是有必要的,这是对发件人的身份的一个简单介绍,在遇到情况时对方也能通过签名的信息尽快联系到发件人。

至于签名信息应该包括哪些内容,可以根据收件人和邮件内容来取舍。

可以设置多个签名,在发送给公司外部人员或者日常交流不多的同事时采用较详细版本,在公司内部或者经常联系的同事间可以采取简洁的姓名+电话形式。

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