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新办公考勤设置操作说明

  • 作者:新网
  • 文章来源:新网
  • 更新时间:2016-07-29 10:10:01

   

  Ø 新办公支持灵活设置考勤规则、考勤审批流程,充分满足企业多样化的考勤需求

  Ø 新办公支持请假、加班、外勤、补卡申请,支持十多种国家法定假期,企业可自定义假期

  Ø 企业可以自定义工作时间、打卡制度、请假规则、倒休规则,灵活管理考勤制度

  Ø 支持多种考勤机设备,支持手机打卡和考勤机打卡混用,考勤数据跨平台整合汇总

  Ø 支持自动生成员工考勤统计数据,大幅度提升人事的工作效率

 

  1. 进入考勤设置

 

  登录新办公“用户操作界面”点击顶部菜单中的“考勤”,再点击“设置按钮”,进入考勤规则的设置页面,只有应用管理员才能进入设置界面。

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  2. 考勤规则设置

 

  2.1 设置上下班时间

  说明:

  l 新办公支持多区域,不同办公地点的打卡管理

  l 新办公支持多部门不同上下时间的考勤打卡管理

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置—保存

  a) 根据企业考勤的时间规定,设置上班打卡时间和下班打卡时间

  b) 根据企业打卡地址,添加分组成员

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  2.2 设置请假类型

  说明:支持十多种国家法定假期,企业可自定义假期

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置——设置请假类型——选择考勤时间计算方式和年假计算方式——添加或修改年假类型——保存

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  2.3 设置考勤例外

  说明:法定假期、特殊考勤的设置

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置-—点击设置考勤例外

  新办公系统已经默认设置了当年的法定假日的特殊考勤例外,如果公司还有其他的考勤例外,如:周未考勤、奖励假期,可以点击下面的加号按钮,自行添加。

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  2.4 设置调休兑换

  说明:企业可以根据公司规则设置加班调休规则

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置—设置调休兑换

  当企业选择使用调休券时,员工在申请倒休时,需要兑换调休券后才可申请倒休。

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  2.5 设置奖励假

  说明:奖励假是企业为员工提供的一项福利假期,可根据企业需求自由添加

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置—设置奖励假,再点击加号按钮,可以选择员工和添加奖励假天数,填写完成后,点击保存。

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  2.6 设置外勤规则

  说明:用于企业外出员工的考勤

  内置多种外勤打卡应用条件,企业可按需选择使用

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置—设置外勤规则

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  2.7 年假管理

  2.7.1 年假的计算方式选择

 

  操作路径:点击考勤—设置--考勤规则设置—设置请假类型-年假计算方式-选择计算方式-保存

  如果选择第一种和第二种方式,系统会根据员工的入职时间和转正时间自动计算年假天数

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  如果选择第三种手动维护,点击“年假管理”

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  如果具有年假的人数较少,可一个一个的添加,点击右上角“新增”,输入年假的小时数,点击“确认”即可

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  如果具有年假的人数较多,可选择一次性导入所有人的年假,选择右上角“导入年假”,点击下载年假导入的模版

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  打开下载的数据模版,按照要求填充数据,注意时间的单位是小时

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  上传已经填充好数据的表格,点击右上角”导入“,员工就可以在申请假期的选择

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  3. 考勤审批流程设置

  说明:新办公支持灵活的考勤审批流程设置,既支持自定义审批模式,也支持默认审批模式,预先设置好各项考勤的审批流程,员工在线申请,流程自动流转,还可进行催办提醒。

 

  3.1 考勤通用审批流程设置

  说明:此处设置适用于所有未设置自定义审批流程的考勤申请,比如请假审批流程只设置了24小时以内的审批流程,那24小时以上的请假申请就会走通用审批流程。

 

  操作流程:

  第1步:选择考勤审批层数,审批层数为1时仅需申请人的上级审批;层数为2时,在申请人上级审批之后,还需要该上级的上级再审批一次;更多层数以此类推

  第2步:是否需要复核,如果需要,在最前还是最后复核;复核相当于审批流程的一个环节,如果选择需要在最前复核,这个流程在被提交后,会第一时间流转到复核人员这进行审批

  第3步:是否过滤审批流程中重复的审批人,如果选择“过滤”,系统会自动过滤重复审批人,比如一审和二审都是同一个人,这位审批人只需要审批1次就可以了;如果选择“不过滤”,这位审批人就要审批2次

  说明:这个过滤只针对紧挨着的审批环节为同一审批人,比如一审二审、二审三审是同一个人,这种情况下是可以过滤的,审批人只需审批1次,流程就流转了;如果一审三审、二审四审为同一个人,中间隔着一个审批环节,不做过滤

  第4步:是否开启补卡,选择“是”,员工就能在APP端和web端进行补卡申请;如果选择“否”,员工不可补卡。

  第5步:选择好后,点击右上角”保存“即可

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  3.2 考勤审批流程设置(以按部门设置请假审批流程为例)

  这种流程适用于审批环节复杂,需要按照不同的条件进行不同的流转审批。可根据部门、个人、时间范围设置不同的审批流程。

 

  第1步:点击“请假审批流程”,选择按部门,点击右上角的新建审批环节

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  第2步:选择需要自定义审批的部门,点击”确定“

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  第3步:设置时间范围,可选择最小时间或者指定范围

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  第4步:设置审批环节。需要哪些人审批,在第几位审批,都可以通过点击”+“号选择来实现,审批人可以选择上级,也可以指定具体的人。

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  第5步:点击保存,就完成了。以请假审批流程为例,下图是按部门和按请假天数来设置的审批流程,同理可以设置加班、外勤、出差、补卡等审批流程。

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  4. 考勤数据统计

 

  说明:新办公支持手机和考勤机混合打卡,手机打卡实时同步到平台,考勤机打卡数据在导入后会更新到平台,平台自动计算考勤统计结果。

 

  4.1 手机打卡

 

  4.1.1 手机打卡设置

  如果公司选择手机打卡,需要先对手机打卡功能进行设置

 

  第1步:选择开启手机打卡功能,设置手机打卡的有效范围。

  有效范围:即用户打卡位置距离指定打卡位置多少米内可以打卡,建议有效范围不低于300米

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  第2步:设置指定的打卡位置,点击左下角的”+“号

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  第3步:输入位置的名称,然后点击右边绿色图标,将此位置在地图上标示出来,点击“保存“即可。如果觉得位置有偏差,可直接选中红点进行拖曳

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  第4步:设置好后,点击右上角”保存“,手机打卡功能就设置好了,员工就可以通过手机进行上下班的打卡了。

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  4.1.2 查看员工手机绑定

  新办公会在每个账号第一次手机打卡的时候识别并绑定该手机特征码,其他账号无法在改手机上打卡,此举是防止代打卡情况的出现。账号第一次手机打卡用的是哪个手机,以后就必须用同一个手机才能打上卡。

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  如果出现手机丢失或者换手机的情况,可联系考勤应用管理员对之前的手机特征码进行删除

 

  4.2 考勤机数据导入

  说明:新办公支持所有的考勤机型号,只需要将公司的考勤机型号和导出的原始数据表给到我们,就可以在设置界面进行添加考勤机和导入原始数据表

 

  4.2.1 添加考勤机

  这个操作只需要在第一次导入数据的时候添加,添加后系统会自动保存,之后直接在考勤导入时选择就好。如果有新的考勤机加入,就需要去考勤机管理里面添加一次。

 

  第1步:点击考勤机管理,再点击“加号”按钮

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  第2步:在弹出的页面中,输入需要添加的考勤机牌品型号和别名后,点击保存即可。

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  4.2.2 考勤原始记录导入

  第1步:在考勤设置页面点击考勤导入,选择相应考勤机,选择考勤数据的起止时间后,上传考勤机导出的原始数据表

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  第2步:点击右上角”导入“

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  第3步:关联员工。需要将考勤机里数据的编号和平台员工进行一一关联,这个关联只需要做一次,以后再次导入的时候会自动识别,只需要关联新入职或考勤编号有变化的员工。

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  第4步:员工一一关联好后,点击右上角”进行关联“

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  第5步:关联后还会出现一部分编号没有对应员工,这时请点击”忽略关联“

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  第6步:点击“完成本次导入“即可,就可以去考勤数据统计-月度考勤记录里查看所有员工的考勤统计、明细、详情

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  PS:如果员工在考勤机的编号有变化,可在考勤导入关联页面删除之前绑定的编号,即可关联新的编号

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  4.3 考勤统计结果

  手机打卡可实时查看考勤统计结果,考勤机打卡需考勤机数据导入新办公后方可查看考勤结果。

 

  4.3.1 导出考勤统计结果

  点击月度考勤记录,在右上角点击导出

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  导出的表格如下图

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  4.3.2 查询个别员工的月度考勤详情

 

  第1步:在月度考勤记录表中,找到需要查询的员工,点击这个员工的名字

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  第2步:在弹出的页面,既可以查看汇总记录情况,也可以在日历页面查看每一天的记录

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  4.3.3 分类查询员工请假、加班、出差、外勤等考勤记录

 

  点击月度考勤记录下面的请假,右侧就会出现某月所有员工的请假记录,加班外勤等同理

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操作手册下载

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